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Stage - Logistique événementielle


Date limite: 23 mai 2018 à 23h59
Offert par Oxfam-Québec
Types d’emploi: Stage

MANDAT

Sous la responsabilité du conseiller ou conseillère Évènement, le(a) stagiaire contribue à l’organisation de la logistique de l’évènement. De plus il appuie le comité de coordination en matière de gestion administrative et technique en ce qui a trait aux activités prévues pour la Conférence IVCO 2018.

RESPONSABILITÉS

La ou le stagiaire peut être appelé-e à fournir un appui en assurant toute ou certaines des responsabilités suivantes en fonction des besoins :

Appui à la logistique événementiel
1. Contribuer à la mise en œuvre du plan d’action pour réaliser les différentes activités préalables à la conférence IVCO ;
2. Contribuer à la préparation du « programme de bienvenue » ;
3. Mettre à la disposition des participants le programme de bienvenue ;
4. Assurer le suivi des inscriptions en ligne avec les participants ;
5. Assurer le lien avec les hôtels identifiés pour accueillir les participants et vérifier les disponibilités des chambres d’hôtel selon le plan établi ;
6. Répondre aux différentes questions des participants en ce qui a trait à la logistique ;
7. Appuyer le sous-comité Bénévoles pour la rédaction des feuilles de routes des bénévoles et /ou autres consultants liées à la logistique de l’événement.
8. Participer à la planification des aspects logistiques pour les jours de l’événement (salles, sonorisation-visuel, pauses café, les repas du midi et obtenir les informations appropriées sur la gestion des restes de repas, etc…).
9. Appuyer particulièrement le sous-comité financement dans la recherche de commandites.
10. Appui général au comité de coordination
11. Rédiger un rapport pour son volet spécifique et autres demandes.

AUTRES
Effectuer toutes autres tâches connexes, reliées à ses compétences et au bon fonctionnement du comité d’organisation.

PROFIL DE COMPÉTENCE

Connaissances générales et techniques requises
-  Aptitudes en communication avec des organisations, fournisseurs et entreprises de services
-  Connaissance en logistique et en événementiel
-  Connaissance de la structure d’organisation d’évènements internationaux (atout) ou locaux.

Habiletés et aptitudes requises
-  Sens de l’organisation et de la logistique
-  Autonomie
-  Capacité à mobiliser et à convaincre
-  Sens de l’initiative
-  Excellente aptitude en communication orale et écrite en anglais et en français ; l’espagnol étant un atout.
-  Ouverture sur le monde

Expériences complémentaires
-  Expérience en communication et logistique d’organisation de conférences.
-  Expérience ou intérêt marqué pour la solidarité internationale ou dans un pays du Sud,
-  Expérience auprès des jeunes et des femmes (un atout).

QUALIFICATIONS

Scolarité

  •  DEC ou Baccalauréat (ou en voie d’obtention).en communications, en logistiques d’évènement, en relations internationales ou tout autre domaine pertinent à cette offre

Langues

  •  Maîtrise du français parlé et écrit.
  •  Maîtrise de l’anglais parlé et écrit (un atout important)

Logiciels utilisés

  •  Bonnes connaissances des outils informatiques, notamment de la suite Microsoft Office 2010 (Word, Excel et Outlook), Google Drive et des réseaux sociaux.

Expérience

  • Expérience de travail pertinente (un atout).

Qualités recherchées

  •  Sens de l’organisation et souci constant de la qualité et du détail
  •  Autonomie / débrouillardise / Bon jugement
  •  Bonne capacité de communication orale et écrite (rédaction, révision, relecture, maîtrise de la grammaire, etc.)
  •  Intérêt ou connaissance du milieu des organisations canadiennes de coopération en particulier celles qui ont un programme de coopération volontaire (atout)
  •  Intérêt ou connaissance du milieu des ONG des enjeux de la coopération internationale (atout)

CONTEXTE

Oxfam-Québec en partenariat avec SUCO sont les hôtes de la Conférence du « International Volunteer Cooperation Organisations » (IVCO) qui se tiendra à Montréal en fin octobre 2018. C’est une conférence qui réunit plus de 150 personnes membres d’organisations de volontariat, venant des 5 continents Parmi les trente organisations membres, 7 sont canadiennes. Oxfam Québec a besoin de ressources pour l’organisation de cette conférence.

Critères d’admissibilité – Emploi d’été Canada

Toute personne qui :

  •  est âgée de 15 à 30 ans (inclusivement) au début de l’emploi ;
  •  était inscrite comme étudiante ou étudiant à temps plein au cours de l’année d’études précédente ;
  •  envisage de retourner aux études à temps plein au cours de l’année d’études suivante ;
  •  suit un programme d’études secondaires, postsecondaires, CÉGEP (Québec seulement), professionnelles ou techniques ;
  •  détient la citoyenneté canadienne, un statut de résident permanent ou une personne à laquelle on a accordé une protection en tant que réfugié en vertu de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés ; et
  •  a légalement le droit de travailler selon les lois et les règlements provinciaux du Québec.

Conditions

  • Stage rémunéré à 12$/heure.
  • Durée de 7 semaines.
  • Date de début 9 Juillet 2018.

Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

L’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI), est un regroupement de 68 organisations québécoises qui œuvrent, à l’étranger et au Québec, pour un développement durable et humain.

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