Agent.e administratif(-ve), Mobilisation des volontaires

LIEU DU POSTE: Région d’Ottawa préférée – mode de travail hybride/télétravail
SUPÉRIEUR(E): Gestionnaire, Mobilisation des volontaires
NIVEAU DU POSTE PRO: 1 (50 000 $ à 56 000 $)
DURÉE DU CONTRAT: Temps plein, indéterminé
DATE LIMITE DES CANDIDATURES: Les candidatures seront revues au fur et à mesure
LANGUES: Bilingue français / anglais

CONTEXTE

L’EUMC (Entraide universitaire mondiale du Canada) est un organisme canadien à but non lucratif qui œuvre à créer un monde meilleur pour tous les jeunes. Nous réunissons un réseau diversifié d’étudiant.e.s, de volontaires, d’écoles, de gouvernements et d’entreprises qui partagent cette vision. Ensemble, nous élaborons des solutions en matière d’éducation, de débouchés économiques et d’autonomisation pour surmonter les inégalités et l’exclusion pour les jeunes du monde entier, en particulier les jeunes femmes et les jeunes réfugiés. L’EUMC travaille actuellement dans 25 pays en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient et en Amérique latine, avec un budget annuel d’environ 40 millions $CAD. Nous avons plus de 90 employé.e.s à notre bureau d’Ottawa et plus de 200 personnes à l’étranger mettant en œuvre 16 projets de développement en collaboration avec des donateurs comme Affaires mondiales Canada, le ministère britannique du Développement international (DFID), la Banque mondiale, la Banque asiatique de développement et le Banque africaine de développement.

Programme de coopération volontaire (PCV)

Le volontariat pour le développement est l’un des moyens importants par lesquels l’EUMC poursuit sa mission. Le Programme de coopération volontaire (PCV) de l’EUMC a des objectifs ambitieux pour mobiliser chaque année des centaines de bénévoles canadien.ne.s qualifié.e.s pour soutenir des partenaires dans les pays en développement où nous travaillons, avec l’objectif de faire progresser l’égalité des sexes et faciliter les opportunités économiques pour les jeunes pauvres et marginalisés, en particulier les jeunes femmes et les réfugié.e.s. À l’étranger, nos volontaires collaborent avec une grande variété de partenaires, y compris des incubateurs de développement d’entreprises et d’entreprises sociales, des centres de formation professionnelle, des entreprises, des organisations de femmes et des groupes de jeunes. Au Canada, l’EUMC travaille avec des institutions et des individus pour identifier, préparer et soutenir les bénévoles qui voyagent à l’étranger pour soutenir nos partenaires pendant diverses durées. Notre réseau au Canada travaille également avec l’EUMC pour sensibiliser les Canadien.ne.s afin d’inspirer une plus grande action sur les questions de développement mondial. Notre objectif collectif est de mettre en place des changements durables et inclusifs pour créer un monde meilleur pour les jeunes.

DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ

Sous la supervision de la Gestionnaire, Mobilisation des volontaires, l’agent.e administratif(-ve), Mobilisation des volontaires, sera responsable des exigences administratives pour le départ, l’affectation et le retour des volontaires du Programme de coopération volontaire (PCV) de l’IGNI+E et des projets bilatéraux de l’EUMC, et de fournir un soutien dans l’organisation de séances de débriefing de groupe de volontaires en personne à Ottawa.

Plus précisément, l’agent.e administratif(-ve) est chargé.e de :

Logistique et administration des volontaires:

Assurer toutes les préparations administratives et logistiques avant le départ et à la fin de la mission pour les volontaires, y compris, mais sans s’y limiter :

• Communiquer avec les volontaires et les guider tout au long du processus administratif
• Collaborer avec les collègues de l’équipe de mobilisation des volontaires, les collègues du bureau du programme de pays, les collègues de l’équipe des finances et les fournisseurs externes (assurance, agence de voyage, etc.)
• En collaboration avec l’agence de voyages et en suivant les processus d’approvisionnement de l’EUMC, organiser les vols pour les volontaires
• Guider et soutenir les volontaires pour obtenir leur visa d’entrée et permis de travail
• Coordonner la vérification du casier judiciaire, les soins médicaux, les assurances, les dérogations et autres exigences en matière de documentation pour les volontaires
• Préparer les contrats et avenants des volontaires et obtenir toutes les signatures nécessaires
• Soumettre et maintenir les demandes mensuelles d’allocations mensuelles pour les bénévoles et collaborer avec l’équipe des finances pour assurer les paiements en temps opportun
• Traiter les factures d’avant départ et les demandes de remboursement des volontaires
• Traiter les factures et les demandes financières des fournisseurs de l’EUMC
• Assistance dans le rapprochement du relevé mensuel de carte de crédit de l’équipe VCP
• Contribuer au suivi, au suivi et au reporting des feuilles de temps des volontaires
• S’assurer que tous les documents nécessaires sont remplis, signés et mis à jour dans le dossier personnel du volontaire
• Mettre à jour la base de données des volontaires pour maintenir des données exactes.

Logistique des ateliers de débriefing en personne :

• Organiser la logistique des séances de débriefing de groupe de volontaires en personne à Ottawa (lieu, déplacements, hébergement, repas, matériel, etc.).

Autres activités connexes:

• Contribuer au développement, à la mise en œuvre et à l’examen des systèmes, processus, modèles, documentation et outils de l’équipe
• Send correspondence to country offices (courier)
• Fournir un examen de la documentation traduite pour assurer l’exactitude des traductions de l’anglais au français
• Fournir une couverture aux autres membres du personnel au besoin
• Accompagnement à l’intégration des nouveaux collègues
• Assumer des responsabilités supplémentaires spécifiques, si convenues avec la gestionnaire
• Intégrer l’égalité des sexes et d’autres considérations d’inclusion dans toutes les activités de mobilisation des volontaires

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES

Education

• Un diplôme universitaire en administration des affaires, gestion des ressources humaines, ou autres domaines connexes. Une expérience de travail équivalente sera considérée.

Expériences et compétences

• Un minimum de 2 ans d’expérience en support administratif;
• Expérience dans la coordination de la logistique et la rédaction de communications
• Connaissance des technologies de l’information et des bases de données
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail
• Excellentes capacités de communication verbales et écrites
• Solides compétences interpersonnelles et de service à la clientèle
• Solides compétences en communication interculturelle
• Aptitude à travailler en équipe
• Enthousiasme, détermination à apprendre et prêt à innover et à s’adapter
• Engagement démontré envers les principes d’égalité des sexes et de coopération volontaire internationale
• Une expérience en tant que volontaire international ou de travail dans le développement mondial est un atout
• Disponible occasionnellement pour travailler durant la fin de semaine

Langues : Le bilinguisme français-anglais (parlé et écrit) est requis.

POURQUOI TRAVAILLER AVEC L’EUMC?

Notre travail est important, avant-gardiste et rapide. Nous encourageons la curiosité, l’innovation et la flexibilité. Et nous offrons une expérience d’apprentissage phénoménale. Soyez des nôtres.

L’EUMC offre un environnement de travail international dynamique avec une main d’œuvre interculturelle diversifiée.  Nos employé.e.s ont des occasions stimulantes d’appliquer leurs compétences et d’acquérir de l’expérience tout en faisant une différence dans la vie des jeunes à travers le monde. Les employé.e.s de l’EUMC s’efforcent de créer des changements durables dans les domaines de l’éducation, des débouchés économiques et de l’autonomisation.

Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre en travaillant pour l’EUMC au Canada

• Une semaine de 35h de travail, possibilité d’avoir des heures flexibles
• Habitude de télétravail, avec libre accès à notre bureau d’Ottawa
• 4 semaines de congés annuels, plus la semaine entre Noël et le Nouvel An
• 10 jours de maladie payés, et 5 jours de congés spéciaux
• Couverture médicale et dentaire pour vous et vos personnes à charge, 100% payée par l’EUMC
• Cotisations à votre REER, dès le 1er jour
• Remboursement de 300$ pour équipement de télétravail
• Supplément au congé parental
• Faire partie d’une équipe amicale, attentionnée et enthousiaste!

CANDIDATURES

Les activités de l’EUMC visent à équilibrer les inégalités et à créer un développement durable dans le monde entier; l’éthique de travail de notre personnel, de nos volontaires, représentants et partenaires doit correspondre aux valeurs et à la mission de l’organisme. L’EUMC promeut la responsabilité, le respect, l’honnêteté et l’excellence professionnelle et nous ne tolérerons pas le harcèlement, la coercition, l’exploitation sexuelle ou les abus de quelque forme que ce soit. Les candidat.e.s retenu.e.s devront entreprendre une vérification poussée de leur casier judiciaire, le cas échéant.

L’EUMC est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous encourageons les personnes handicapées à postuler. Des accommodements sont offerts sur demande pour les candidates et les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection. Nous communiquerons uniquement avec les candidat.e.s sélectionné.e.s pour une entrevue. Pas d’appels téléphoniques SVP.

Si vous souhaitez présenter votre candidature à ce poste, veuillez suivre ce lien pour postuler à travers notre site.