Agent(e) de projet administration/finances

À propos du Centre parlementaire :

Le Centre parlementaire est un organisme sans but lucratif enregistré et l’une des organisations non gouvernementales non partisanes les plus expérimentées au Canada, qui soutient les institutions démocratiques inclusives et responsables.

Nous croyons que tous les citoyens ont le droit de participer de manière significative à la démocratie et que des parlements efficaces sont essentiels à la gouvernance et au développement durable.

Nous renouvelons nos modèles de gestion et d’exploitation afin de faire progresser les objectifs communs, de stimuler la croissance, d’optimiser l’allocation des ressources, de gérer les risques et d’accroître l’agilité de l’organisation. Pour en savoir plus sur notre stratégie, cliquez ici.

Nous sommes le leader mondial de la démocratie au Canada.

À propos du poste

Le Centre parlementaire recrute un(e) agent(e) de projet en administration/finances pour soutenir les activités du Centre parlementaire. Le titulaire du poste sera chargé de remplir un rôle à plein temps divisé en deux domaines de responsabilités – le soutien aux projets internationaux et les activités comptables de l’organisation (entreprise).

L’agent(e) de projet administration/financier est membre de l’équipe financière qui assure la comptabilité d’entreprise, l’analyse financière, la gestion de l’information et la supervision des opérations au siège et sur le terrain, et veille au respect des normes comptables et des exigences des bailleurs de fonds. L’équipe financière est également chargée de renforcer nos systèmes de gestion et d’exploitation.

Ce poste est placé sous l’autorité du contrôleur de gestion / responsable financier et travaille en étroite collaboration avec le personnel du programme au siège et les partenaires sur le terrain.

En tant que responsable financier du projet, vous collaborez étroitement avec les directeurs régionaux et le personnel du projet au siège, ainsi qu’avec les responsables financiers des bureaux locaux dans les pays du projet, notamment l’Ukraine, l’Arménie, le Togo, le Kenya, le Ghana et d’autres pays.  À ce titre, une partie de votre rôle consistera à assurer la liaison avec le personnel financier sur le terrain afin de préparer et d’examiner les prévisions de suivi financier, d’aider l’équipe et les bureaux locaux à assurer le suivi stratégique/analytique du budget global du projet, y compris la planification financière et la gestion des risques financiers, les processus de passation de marchés du projet en soutien aux bureaux locaux.

En collaboration avec le siège et les bureaux locaux, vous soutiendrez également les aspects financiers de la planification et de la mise en œuvre du projet, conformément aux accords conclus avec les bailleurs de fonds et aux autres exigences.

À PROPOS DE VOUS

• Licence en commerce, licence en administration des affaires (option comptabilité) ou autre diplôme connexe ou expérience équivalente.
• Solides compétences informatiques en matière de traitement de texte et de tableurs, y compris la manipulation de données.
• Maîtrise de MS Outlook, MS Word et MS Excel, ainsi qu’une capacité démontrée à apprendre des logiciels informatiques.
• Expérience avérée des logiciels de comptabilité.
• Compétences avancées en matière de calcul et d’analyse, y compris l’analyse des écarts et des coûts.
• Capacité à établir des relations interpersonnelles et organisationnelles positives.
• Solides compétences en communication, y compris la capacité d’assurer une liaison interfonctionnelle et interculturelle avec tous les niveaux de personnel de l’organisation, en particulier dans un environnement de travail virtuel avec des partenaires basés sur le terrain.
• Capacité à travailler efficacement en équipe et à assurer la liaison avec diverses parties prenantes.
• Forte capacité à respecter des délais serrés, à travailler sous pression et à faire preuve de flexibilité.
• Haut niveau de professionnalisme, y compris respect strict de la confidentialité.
• Compétences interpersonnelles supérieures, avec une préférence pour le travail en équipe pour un groupe diversifié de personnes ayant des priorités concurrentes.
• Connaissance des lignes directrices en matière de budget et de rapports financiers suivies par Affaires mondiales Canada (AMC) et d’autres donateurs.
• Au moins trois ans d’expérience professionnelle dans une fonction similaire, de préférence dans un environnement de projet ou au sein d’une ONG qui met en œuvre des projets à l’extérieur du Canada.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en anglais et en français.

CE QUI FERA DE VOUS UN CANDIDAT(E) EXCEPTIONNEL(LE)

• Expérience avec SAGE 300
• Titre de CPA (ou en cours d’obtention)
• Connaissance de l’Afrique, de la région MENA, de l’Asie ou de l’Europe, ou expérience professionnelle dans ces régions.

CONDITIONS DE TRAVAIL ET ENVIRONNEMENT

Ce poste est basé à Ottawa (sur place). Aucune aide à la réinstallation n’est disponible.

Le poste exige des horaires de travail flexibles et des horaires irréguliers pendant les délais de livraison des projets. Le rythme de travail est rapide et la pression est forte pour respecter des priorités et des échéances concurrentes.

• Salaire de départ compris entre 55 000 et 65 000 dollars.
• Accès aux régimes de retraite, de soins médicaux et d’avantages sociaux de la fonction publique du Canada
• 3 semaines de congés annuels
  • En outre, un congé payé est accordé lorsque le bureau est fermé entre le 24 décembre et le 1er janvier afin de permettre à tous les membres de l’équipe de se rafraîchir.
• Politique de congés basée sur les jours fériés fédéraux
• Congé de maladie payé
• Possibilités de voyages internationaux
• Possibilités d’apprentissage et de développement

Le Centre parlementaire offre la possibilité de rejoindre une équipe de professionnels du développement international multiculturelle, motivée par les valeurs, très expérimentée, dynamique et en pleine croissance. Nous offrons un salaire compétitif et un ensemble d’avantages sociaux à la pointe du secteur.

Le Centre parlementaire encourage les candidatures de tous les candidats qualifiés, sans distinction de sexe, d’âge, de handicap, d’identité de genre, de religion ou d’appartenance ethnique.

Admissibilité : Le poste est ouvert aux personnes déjà légalement autorisées à travailler au Canada. Il n’est pas possible d’obtenir une aide pour l’obtention d’un visa.

Date limite : Postulez aujourd’hui. Les entretiens se déroulent de manière continue jusqu’à ce que le candidat retenu soit identifié.

Pour postuler : Visitez le site https://parlcent.org/fr/categorie/job-posting-fr/ pour consulter la description détaillée du poste et pour soumettre votre candidature via notre système en ligne.

Les candidats seront contactés si un entretien est nécessaire.  Pas d’appel téléphonique, s’il vous plaît.

Agent(e) de projet administration/finances

Description du poste

Le titulaire du poste sera chargé de remplir un rôle à temps plein divisé en deux domaines de responsabilités – soutien aux projets internationaux et activités comptables de l’organisation (entreprise).

L’agent(e) de projet administration/finances est membre de l’équipe financière et assure la comptabilité des projets et de l’organisation, l’analyse financière et la gestion des informations, ainsi que la supervision des opérations au siège et sur le terrain, tout en veillant au respect des normes comptables et des exigences des donateurs.  L’équipe financière est également chargée de renforcer nos systèmes de gestion et d’exploitation.

Le titulaire de ce poste est placé sous la responsabilité du contrôleur de gestion / directeur financier et travaille en étroite collaboration avec le personnel du programme au siège et les partenaires sur le terrain.

Les tâches et responsabilités sont les suivantes

Analyse financière et établissement de rapports :

• Veiller à ce que les politiques et procédures de gestion financière du PC et des donateurs soient respectées et mises en œuvre de manière efficace.
• Conçoit, génère et analyse les rapports financiers des donateurs et de la direction interne.
• Fournit une analyse financière du programme et des recommandations sur les taux de dépenses, les excédents et les déficits de dépenses, et les schémas de dépenses.
• Superviser la préparation et la certification des rapports financiers mensuels du projet, en collaboration avec le personnel financier sur le terrain, avant qu’ils ne soient saisis dans le système à Ottawa.
• Surveiller l’enregistrement des décaissements/encaissements quotidiens et contrôler les paiements afin de garantir la conformité avec les politiques d’approbation des dépenses.
• S’assurer que le remboursement des indemnités journalières, des frais de transport ou des frais accessoires des participants est effectué conformément aux règles de voyage des donateurs, que les avances sont suivies et que les dépenses sont enregistrées rapidement.
• Examiner les rapports financiers mensuels sur le terrain.
• Préparer des rapports financiers pour les donateurs, accompagnés d’explications sur les écarts par rapport aux budgets du projet.
• Participer à l’élaboration et au processus du budget annuel du projet.

Budget et soutien technique sur le terrain :

• Contribuer à l’élaboration des budgets, notes et descriptions des projets et veiller à ce que les budgets basés sur les activités du Centre soient conformes aux exigences des donateurs et du Centre en matière d’établissement de rapports.
• Informer l’équipe de toute modification budgétaire importante nécessitant l’approbation du AMC.
• Collaborer avec les partenaires pour préparer les budgets, les rapports financiers trimestriels des donateurs, les prévisions et les budgets des plans de travail annuels.
• Procède au décaissement en temps voulu des fonds destinés aux partenaires sur le terrain.
• Aide les équipes à adopter une approche de budgétisation sensible au genre, en veillant à ce que les interventions et les capacités en matière d’égalité entre les hommes et les femmes soient budgétisées de manière adéquate.

Contrats :

• Suivre les procédures de passation de marchés afin de s’assurer que les exigences des contrats financiers sont pleinement comprises et respectées par les parties prenantes concernées.
• Conserve les archives des contrats et des avenants, sous forme électronique et sur papier.

Égalité des sexes, analyse fondée sur le genre + (GE/ACS+) (une formation sera dispensée)

• Connaître les exigences de l’organisation, des pays partenaires et de AMC en matière d’approche de l’égalité entre les hommes et les femmes (PIAF/GE/ACS+) et les stratégies d’égalité entre les hommes et les femmes des projets.

LES RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE COMPTABILITÉ D’ENTREPRISE :

En collaboration avec le contrôleur/responsable des finances, l’agent(e) de projet en administration et finances soutient les fonctions financières de l’entreprise comme suit :

Comptabilité générale

• Saisir les écritures de journal dans le système comptable de manière opportune, précise et efficace ;
• Assiste les membres de l’équipe financière dans la saisie et le traitement des données ;
• Tenir à jour le registre des immobilisations ;
• Traite les demandes quotidiennes du personnel, des fournisseurs et des vendeurs ;
• Répondre de manière efficace et opportune aux demandes d’informations financières ;
• Assurer la liaison avec l’équipe de développement de projets pour un traitement rapide et précis des dons ;
• Gérer et rapprocher mensuellement les comptes prépayés, les avances, les comptes à recevoir/à payer, etc.
• Tenir des registres précis et accessibles de la documentation financière.

Comptes débiteurs

• Traite le cycle des comptes clients ;
• Tient le grand livre auxiliaire de l’ancienneté des comptes clients ;
• Tenir à jour le classement des comptes clients ;
• Contrôler et réconcilier les avances du personnel ;
• Préparer les dépôts bancaires pour toutes les rentrées d’argent en temps voulu.

Comptes à payer

• Traite les comptes fournisseurs chaque semaine, de la saisie des factures au traitement des paiements ;
• Rapproche les comptes de cartes de crédit de l’entreprise et traite les paiements ;
• Tenir le grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs ;
• Gérer le classement des comptes fournisseurs.

Rapports

• Préparer et soumettre les rapports mensuels sur l’ancienneté des comptes fournisseurs et des comptes créditeurs ;
• Préparer et soumettre le rapport sur les avances au personnel en souffrance ;
• Assister les membres de l’équipe financière dans l’élaboration de divers rapports, le cas échéant.

 Audits

• Aider les membres de l’équipe à préparer les documents de travail de l’entreprise en fin d’année ;
• Le cas échéant, aide les comptables des programmes à préparer les documents de travail nécessaires aux audits des donateurs.