Assistant.e administratif(-/ve) (bilingue FR/AN), Programmes

TITRE DU POSTE: Assistant.e administratif(-/ve) (bilingue FR/AN), Programmes

LIEU DU POSTE: Région d’Ottawa, Canada (mode de travail hybride)

TYPE DE CONTRAT: Indéterminé

NIVEAU DU POSTE: SUP 5 (43K – 48K)

DATE LIMITE DES CANDIDATURES: 5 novembre 2023

LANGUES: Bilingue français / anglais

À PROPOS DE L’EUMC

L’EUMC est un organisme canadien sans but lucratif qui a pour mission de construire un monde plus juste et durable pour les jeunes de partout. Nous travaillons avec un vaste réseau d’étudiant-e-s, de professionnel-le-s, de volontaires, d’établissements postsecondaires, de gouvernements et d’entreprises qui partagent cette vision. Nous élaborons et déployons des initiatives qui s’attaquent aux inégalités et à l’exclusion des jeunes tout en augmentant les possibilités d’éducation, les débouchés économiques et l’autonomisation des jeunes, en particulier des jeunes femmes et des jeunes personnes réfugiées.

Active sur plus de 90 campus universitaires, collégiaux et cégeps, l’EUMC est la principale ONG canadienne travaillant avec les étudiantes et étudiantes, les professeurs et les dirigeant.e.s des collèges et universités sur les questions d’engagement international et de migration forcée. Depuis les années 1940, les comités locaux de l’EUMC basés sur les campus sensibilisent le public aux problèmes de développement mondial et ont parrainé des étudiants réfugiés pour qu’ils se réinstallent au Canada et poursuivent leurs études supérieures dans le cadre du Programme d’étudiantes et d’étudiants réfugiés (PÉR). L’EUMC pilote également une nouvelle initiative de parrainage de réfugié.e.s qui relie les jeunes réfugié.e.s à des stages dans le secteur du tourisme et de l’accueil (HIRES).

RESPONSABILITÉS

Relevant du Directeur des Opérations, l’assistant.e administratif(-ve) a la responsabilité de fournir un soutien administratif à l’équipe des Programmes (Opérations, Développement des programmes et Services techniques).

Plus précisément, il ou elle devra :

SUPPORT ADMINISTRATIF (30%)

• Développer, mettre en œuvre et maintenir des outils administratifs et de communication pour l’équipe Programmes
• Administrer les préparatifs de voyage au Canada et internationaux (y compris le traitement des demandes de visa) pour le personnel et les autres personnes associées aux programmes et projets
• Organiser et coordonner les réunions, enregistrer et distribuer les procès-verbaux et soutenir le suivi des décisions
• Soutenir les réunions/événements internes (logistique, repas, matériel, réservations de salles)
• Préparer des fichiers électroniques à envoyer à un large public à l’aide de la technologie de fusion et publipostage
• Faciliter la traduction des matériaux et des documents
• Aider aux arrangements logistiques pour les événements et les conférences, y compris la coordination du soutien technique pour la formation en ligne et l’administration des arrangements de voyage pour les présentateurs(-trices) et les participant.e.s à la formation/à l’événement
• Commander des fournitures de bureau et gérer l’inventaire
• Préparer la correspondance pour le courrier/courrier/expédition.
• Maintenir et mettre à jour les fichiers et dossiers électroniques du programme, y compris les documents archivés
• Tout autre tâche connexe

SUPPORT FINANCES (70%)

• Préparer les demandes de financement et gérer les paiements de factures
• Aider à la préparation des contrats pour les fournisseurs et les consultants
• Préparer les réquisitions pour les demandes d’avance et les rapports de dépenses pour les bureaux de pays, partenaires et les membres du personnel

Autres tâches connexes

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES

Éducation

• Diplôme dans un domaine connexe (tel que, mais sans s’y limiter, l’administration), ou une expérience pertinente équivalente.

Expérience et compétences

• Au moins deux ans d’expérience dans un rôle similaire (administratif, planification)
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail, y compris la capacité de hiérarchiser les tâches et de gérer plusieurs initiatives simultanément
• Solides compétences informatiques en traitement de texte, tableur, gestion de bases de données, outils de sondage en ligne, courrier électronique et graphiques
• La connaissance de la suite Google est un atout
• Solides compétences dans les processus financiers, y compris la préparation des demandes et l’examen des rapports de dépenses
• Solides compétences interpersonnelles : capable de bien travailler avec des équipes dans des délais serrés
• Expérience de travail dans un environnement d’ONG et dans des projets financés par des donateurs considérée comme un atout
• Compétences rédactionnelles bien développées : style d’écriture clair, concis et persuasif ;
• Initiative démontrée et capacité à travailler de manière autonome
• Curiosité, enthousiasme et désir d’innover et de s’adapter

Langues

• Une excellente maîtrise de l’anglais et du français est requise.

POURQUOI TRAVAILLER AVEC L’EUMC?

Notre travail est important, avant-gardiste et rapide. Nous encourageons la curiosité, l’innovation et la flexibilité. Et nous offrons une expérience d’apprentissage phénoménale. Soyez des nôtres.

L’EUMC offre un environnement de travail international dynamique avec une main d’œuvre interculturelle diversifiée. Nos employé.e.s ont des occasions stimulantes d’appliquer leurs compétences et d’acquérir de l’expérience tout en faisant une différence dans la vie des jeunes à travers le monde. Les employé.e.s de l’EUMC s’efforcent de créer des changements durables dans les domaines de l’éducation, des débouchés économiques et de l’autonomisation.

Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre en travaillant pour l’EUMC au Canada

• Une semaine de 35h de travail, possibilité d’avoir des heures flexibles
• Habitude de télétravail, avec libre accès à notre bureau d’Ottawa
• 4 semaines de congés annuels, plus la semaine entre Noël et le Nouvel An
• 10 jours de maladie payés, et 5 jours de congés spéciaux
• Couverture médicale et dentaire pour vous et vos personnes à charge, 100% payée par l’EUMC
• Cotisations à votre REER, dès le 1er jour
• Remboursement de 300$ pour équipement de télétravail
• Supplément au congé parental
• Faire partie d’une équipe amicale, attentionnée et enthousiaste!

CANDIDATURES

Puisque les activités de l’EUMC visent à rééquilibrer les inégalités et à contribuer au développement durable mondial, l’éthique de travail de notre personnel, de nos volontaires, de nos représentant-e-s et de nos partenaires doit refléter nos valeurs et notre mission. L’EUMC met de l’avant la responsabilité, le respect, l’honnêteté et le professionnalisme. Le harcèlement, la coercion, l’exploitation et les abus sexuels de toutes sortes ne sont pas tolérés. Les candidatures retenues devront se soumettre à une vérification approfondie de leur casier judiciaire.

L’EUMC est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous encourageons les personnes handicapées à postuler. Des accommodements sont offerts sur demande pour les candidates et les candidats qui participent au processus de sélection.

Veuillez postuler ici sur notre site.

Seules les candidatures retenues seront contactées pour une entrevue. Pas d’appels téléphoniques SVP.