Chargé ou chargée d’appui aux programmes

CHARGÉ OU CHARGÉE D’APPUI AUX PROGRAMMES
RÔLE
Sous la supervision de la direction Afrique et changement organisationnel, et en collaboration avec les chargé-e-s de projets concerné-e-s, le ou la titulaire du poste apporte un appui opérationnel en gestion, administration et opérations des projets de la région. Il ou elle prend en charge certaines tâches opérationnelles de gestion et de développement de projets complexes ainsi que des bureaux pays.
RESPONSABILITÉS
Appui dans la gestion opérationnelle et administrative des projets ciblés dans la région
En collaboration avec les chargé-e-s de projets concerné-e-s, le poste apportera un appui dans les tâches opérationnelles notamment (mais sans s’y limiter) :
L’ouverture des projets dans les systèmes de gestion de l’information, et archivage systématique des documents ; la création, le suivi, et l’actualisation des fiches budgétaires et fiches projets ; le suivi, la préparation et l’actualisation des projections budgétaires annuelles et trimestrielles.
 Le suivi et l’analyse des budgets et des liquidités (écarts, décaissements, risques, etc.) et plans d’activités.
 Appui à la préparation et soumission des rapports financiers- formulaires spécifiques à compléter et à faire signer.
 La préparation et soumission des demandes d’avance/remboursement.
 Le développement d’ébauches d’ententes avec les partenaires stratégiques et de mis en oeuvre et leur suivi ;
 Le suivi du processus d’achat de biens et services des projets.
 Le recrutement du personnel international et local, des consultants et des partenaires, notamment à travers le développement et l’ébauche de TDR, la préparation des appels à candidatures, la réception et analyse des CV/ présélection, l’organisation du processus d’entrevue, la participation aux comités de sélection, le suivi avec les candidat-e-s, préparation des contrats, offre d’emplois …etc.
 Examen des comptes de dépenses des consultant-e-s/partenaires internationaux.
 Préparation des rencontres des comités conjoints, des comités de gestion des consortiums, des comités de coordination des projets (préparation des documents de support etc), et suivi des recommandations.
 Préparation, liaison et organisation avec les équipes et les partenaires des projets, des missions d’appui et de suivi techniques (y compris la logistique et les ébauches de TDR.)
 Liaison avec les partenaires et les équipes terrain sur les questions opérationnelles et de gestion.
 Préparation et l’organisation des rencontres avec les équipes de projets et des partenaires stratégiques et de mise en oeuvre, et suivi des conclusions.
 Liaison et suivi avec les équipes et partenaires pour les processus des bilans programmation et de planification et budgétisation.
 Liaison et suivi avec les partenaires sur les processus d’élaboration des rapports narratifs et financiers.
 Partage et distribution des documents, publications et autres rapports pertinents des projets.
 Appui à l’organisation des évènements stratégiques d’apprentissage, de partage des résultats et de modèles de projets au niveau interne organisationnel et externe (bailleurs et autres partenaires stratégiques).
 Appui opérationnel à la facilitation des synergies des projets ciblés dans la région et au niveau global.
 Suivi de la situation sécuritaire dans les pays d’intervention des projets.
 Suivi et actualisation des fiches projets et des publications sur le site web
 Suivis opérationnels de la mise en oeuvre de la stratégie de communication et collecte de fonds des projets avec l’équipe de communication et collecte de fonds

Appui à la direction Afrique dans la gestion opérationnelle des équipes et bureaux pays
 Organisation, animation et suivi des conclusions des rencontres trimestrielles de l’équipe Afrique (Chargé-e-s des projets et équipes de gestion pays, chargé-e-s de projets et contrôles régionaux).
 Organisation, animation et suivi des rencontres mensuelles des directions pays.
 Appui à l’analyse et suivi des projections budgétaires pays /infra Afrique.
 Appui dans l’actualisation de projections budgétaires trimestrielles et l’annexe G -Afrique (suivi avec les chargé-e-s de projets et bureaux pays).
 Appui dans la gestion opérationnelle des projets orphelins (ex Fond Armande Bégin, PQDI, FAO Sénégal…)
 Appui dans la mise en place du PCV dans les nouveaux pays (recrutements et autres aspects opérationnels et administratifs).
 Appui à l’élaboration et la mise à jours des directives de sécurité pays
 Suivi avec les bureaux pays des conclusions/constats et recommandations des rapports de contrôle interne et d’audit externes.
 Appui à la coordination et au pilotage des groupes thématiques et des communautés de pratiques dans la région.
 Mise à jour d’outils et documents de suivi et présentation de la programmation dans la région
 Animation de groupes de travail et réflexion sur certains sujets organisationnels et institutionnels
 Appui dans le suivi opérationnel des directives organisationnelles, application et utilisation d’outils

Appui à la direction Afrique dans les tâches opérationnelles de développement de la programmation
 Actualisation régulière du pipeline des projets en développement sur l’Afrique selon les directives reçues.
 Suivi avec les bureaux pays et les autres équipes des alertes d’opportunités de développement des projets jugées pertinentes avec les directions pays et équipes.
 Liaison avec les partenaires et les équipes, organisation des rencontres, suivi du calendrier des équipes/groupes de développement des propositions centralisées et décentralisées.
 Suivi du processus de préparation des go/no go pour le développement des propositions.
 Préparation et suivi de la documentation institutionnelle et autres nécessaires pour le dépôt des propositions.
 Participe au suivi des contextes dans les cas de crises humanitaires

QUALIFICATIONS REQUISES
 Baccalauréat, (premier cycle universitaire) dans un domaine en lien avec le poste, ou expérience jugée équivalente.
 Expérience de trois (3) à cinq (5) ans dans le secteur de la coopération et du développement international.
 Grande habileté de planification et d’organisation.
 Forte aptitude pour assurer la liaison avec les partenaires et les parties intéressées, tant au Canada qu’à l’étranger.
 Excellentes compétences pour le travail d’équipe, la communication interpersonnelle, les interactions multiculturelles.
 Esprit d’analyse, souci pour le travail de qualité et capacité à gérer le temps et les priorités.
 Habiletés en négociation et en gestion de partenariats, tant au Canada qu’à l’étranger.
 Expérience en aide humanitaire, prévention de risques ou de post-urgence et connaissance des normes et des réseaux d’aide humanitaire constitue un atout.
 Bonnes compétences en rédaction (rapports, études, propositions, etc.).
 Très bonne connaissance du français parlé et écrit
 Anglais intermédiaire
 Connaissance de l’espagnol, un atout
 Bonne connaissance de la suite Microsoft office
 Adhésion à l’approche d’égalité entre les femmes et les hommes et des valeurs associées à la coopération internationale.
 Disponibilité à voyager à l’international.

CONDITIONS D’EMPLOI
Poste : régulier à temps complet
Classe d’emploi : classe F
Lieu de travail : basé à Montréal
Déplacements : occasionnels
Salaire et avantages sociaux : selon la convention collective en vigueur.

Vous pouvez acheminer votre lettre de motivation et votre cv à servicerh@ceci.ca