Responsable de la coordination administrative et de voyage bilingue
Localisation : Toronto, ON (Ce poste est prévu pour Toronto. Toutefois, en raison du contexte actuel dans lequel tout le personnel de Carrefour International travaille à domicile, un-e candidat-e ayant un bureau à domicile en dehors de Toronto serait considéré-e sous condition de s’installer à Toronto une fois le bureau réouvert).
Superviseure : Gestionnaire, mobilisation des volontaires
Type de poste : Temps plein, permanent
Langues : Anglais et français requis
Exigences du travail : Doit être en mesure de travailler au Canada
Voyage : Ce poste peut inclure des déplacements entre les bureaux de Toronto et de Montréal
Fourchette salariale : 57 037 $ à 66 467 $
LA POSITION
Le poste de Responsable de la coordination administrative et de voyage est essentiel au sein de l’équipe de mobilisation des volontaires et de l’organisation et requiert une personne très organisée et un esprit d’équipe capable d’équilibrer l’efficacité et le souci du détail pour assurer un déroulement harmonieux des différentes étapes administratives.
Ce poste relève de la gestionnaire de la mobilisation des volontaires. Toutefois, la personne responsable de la coordination administrative et de voyage travaillera en étroite collaboration avec le coordinateur administratif du programme sur le développement et la mise en oeuvre de la numérisation administrative, logistique de la plate-forme d’embarquement des volontaires.
Principales Responsabilités :
1) Administration des volontaires et logistique des voyages (65%)
• Coordonner les billets d’avion, les assurances de voyage, les visas, les demandes de paiement, les allocations, pour les volontaires en veillant à l’adhésion aux politiques de Carrefour quant aux tarifs et aux conditions des volontaires.
• Veiller à la préparation de tous les documents requis et des documents de sauvegarde pour les volontaires et assurer le classement et la tenue des dossiers en toute sécurité.
• Animer les formations et les séances d’orientation pour les volontaires sur les politiques et les processus en matière de finances, de logistique et d’administration.
• Coordonner la logistique des formations et des débriefings des volontaires avant leur départ.
• Gérer et maintenir la base de données des volontaires, en générant et en formatant des rapports, en assurant la synchronisation avec les autres bases de données.
2) Rationalisation des processus administratifs des volontaires (30%)
• Soutenir le développement et la mise en oeuvre d’une plateforme administrative digitale pour les volontaires.
• Soutenir le développement et le renforcement continu des processus administratifs et logistiques pour diverses modalités de volontariat, y compris les volontaires à distance et les volontaires Sud-Sud.
• Contribuer à l’examen et à la révision du manuel des volontaires, des conditions et du contrat, en particulier les éléments administratifs, logistiques et financiers.
• Participer au processus de planification de l’équipe de mobilisation des volontaires.
• Contribuer à l’élaboration des plans, politiques et procédures annuelles.
• Contribuer aux plans de travail annuels et aux rapports narratifs annuels.
3) Effectuer d’autres taches selon les besoins (5%)
• Rechercher et établir des relations avec les fournisseurs et les prestataires de services tels que les agences de voyage, les compagnies d’assurance, etc.
• Entreprendre la traduction de documents en interne (français-anglais / anglais-français)
Qualifications :
• Diplôme post-secondaire dans un domaine connexe (p. ex. administration des affaires, etc.)
• 3 à 5 ans d’expérience en administration et en logistique
• 3 à 5 ans d’expérience dans la coordination des voyages
• Connaissance approfondie des systèmes et procédures administratifs
• De solides compétences en matière de résolution de problèmes et de prise de décision
• Des compétences exceptionnelles en matière de service à la clientèle
• Excellentes capacités d’organisation avec un souci du détail et un dévouement au contrôle de la qualité
• Maîtrise des logiciels et des technologies, y compris Microsoft Office 365 (par exemple Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams, etc.)
• Bilinguisme (français et anglais) requis
• L’expérience des programmes d’envoi de volontaires ou des programmes internationaux est un atout important
Qualités essentielles :
• Engagement en faveur de la croissance et du développement
• Engagement en faveur de l’inclusion, de l’équité/égalité, de la diversité et de l’autonomisation
• Engagement en faveur des droits des femmes et expérience dans l’intégration d’une analyse de genre
• Innovation, créativité, collaboration
• Organisation, autonomie et initiative avec une capacité à gérer de multiples délais serrés de manière efficace
• Capacité à travailler de manière indépendante et à collaborer efficacement au sein d’une équipe répartie sur plusieurs zones géographiques
• Adaptabilité et tolérance à l’incertitude
• Solides compétences organisationnelles, administratives, communicationnelles et interpersonnelles
Conditions essentielles :
• Travailler en moyenne 35 heures par semaine, avec possibilité de faire des heures supplémentaires
• Le voyage au Canada sera obligatoire
L’ORGANISATION
Carrefour International est un leader dans le domaine de la coopération internationale et fait progresser l’égalité depuis 60 ans. Carrefour travaille dans certaines des nations les plus pauvres du monde en Afrique, avec des organisations partenaires locales, afin de créer des emplois décents et de donner aux femmes les moyens de devenir des leaders et de vivre à l’abri de la violence. Chaque année, nous engageons des volontaires et des employés expérimentés du Nord et du Sud qui mettent leur expertise à profit au niveau local pour s’attaquer aux problèmes mondiaux. Ensemble, nous mettons à profit les connaissances, l’expertise et l’argent pour créer un monde plus juste et plus équitable.
Carrefour est un organisme de bienfaisance enregistré soutenu par Affaires mondiales Canada (AMC), d’autres bailleurs de fonds gouvernementaux et non gouvernementaux, et de nombreux donateurs individuels dans le monde entier.
Carrefour s’engage à respecter les principes et les valeurs d’accès et d’équité. Les candidats de divers groupes sont encouragés à poser leur candidature.
NOTRE VISION
UN MONDE où la pauvreté est éliminée, où l’égalité prévaut et où les droits des femmes et des filles sont respectés
COMMENT FAIRE UNE DEMANDE
Si vous souhaitez rejoindre une organisation de développement international dynamique, veuillez soumettre votre CV et votre lettre de motivation en un seul document (Word ou PDF) avant 17h le 3 janvier 2021 par courriel à rh_hr@cintl.org. Les candidatures doivent inclure « Responsable coordination administrative et de voyage – votre nom » dans l’objet du courriel. Toutes les candidatures reçues après la date limite ne seront pas prises en considération.
Carrefour est un employeur qui respecte l’égalité des chances. Les procédures de recrutement et de sélection reflètent cet engagement. Carrefour s’engage à promouvoir la diversité au sein de la main-d’oeuvre et les personnes issues de tous les groupes minoritaires sont encouragées à postuler.
Nous remercions à l’avance l’ensemble des candidates et candidats, mais seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées.
Bilingual Travel and Administrative Coordinator
Location: Toronto, ON (This position is planned for Toronto. However, due to the current context in which all Crossroads International staff are working from home, a candidate with a home-based office outside of Toronto would be considered with the agreement that they would relocate to Toronto once the office re-opens.)
Supervisor: Manager, Volunteer Mobilization
Position Type: Full-Time, Permanent
Language: English and French required
Job Requirement: Must be able to work in Canada
Travel: This position may include travel between the Toronto and Montréal offices
Salary Range: $57,037 to $66,467
THE POSITION
The Travel and Administrative Coordinator position is key within the Volunteer Mobilization Team and the organization. It requires a highly organized person and a team player that can balance efficiency with strong attention to detail to ensure a smooth workflow within multiple administrative steps.
This position reports to the Manager, Volunteer Mobilization. However, The Travel and Administrative Coordinator will be working closely with the Program Administrative Coordinator on the development and implementation of the volunteer onboarding platform.
Main Responsibilities:
1) Volunteer administration and travel logistics (65%)
• Coordinate all plane tickets, travel insurances, visas, payment requests, and allowances for volunteers ensuring adherence with Crossroads policies, volunteer conditions and rates.
• Ensure readiness of all required paperwork and backup documentation for volunteers and secure filing and record keeping.
• Facilitate trainings and orientation sessions for volunteers on finance, logistics and administration policies and processes.
• Coordinate the logistics of the volunteer pre-departure trainings and debriefs.
• Manage and maintain the volunteer database, generating and formatting reports, ensuring synchronization with the other databases.
2) Streamlining of Volunteer Administrative Processes (30%)
• Support the development and implementation of a digitalized onboarding platform for volunteers.
• Support the development and on-going strengthening of administrative and logistical processes for diverse volunteer modalities, including remote and South-South volunteers.
• Contribute to the review and revision of the Volunteer Manual, Conditions and Contract, in particular the administrative, logistical, and financial elements.
• Contribute to the strengthening of the Volunteer Training Continuum, in particular the administrative, logistical, and financial elements.
• Participate in the team planning process.
• Contribute to the development of annual plans, policies, and procedures.
• Contribute to annual work plans and to annual narrative reports.
3) Perform Other Duties as Required (5%)
• Research and establish relationship with suppliers and service providers such as travel agencies, insurance providers, etc.
• Undertake in-house document translation (French-English / English-French)
Qualifications:
• Post-secondary degree in related field (e.g. Business Administration, etc.)
• 3-5 years of administrative and logistics experience
• 3-5 years of experience with travel coordination
• Strong knowledge of administrative systems and procedures
• Strong problem-solving and decision-making skills
• Outstanding client service skills
• Excellent organizational skills with attention to detail and dedication to quality control
• Proficiency with software and technology including Microsoft Office 365 (e.g. Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams, etc.)
• Bilingualism (French and English) required
• Experience with international or volunteer sending programs a strong asset
Essential Qualities:
• Commitment to growth and development
• Commitment to inclusion, equity/equality, diversity, and empowerment
• Commitment to women’s rights and experience in integrating a gender analysis
• Innovation, creativity, collaboration
• Organization, autonomy, and initiative with an ability to manage competing deadlines in an effective manner to meet tight deadlines
• Ability to work independently and effectively collaborate within a team across multiple geographic locations
• Adaptability and tolerance for uncertainty
• Strong organizational, administrative, communication & interpersonal skills
Essential Conditions:
• Work an average of 35 hours per week, where some overtime may be required
• Travel in Canada will be required
THE ORGANIZATION
Crossroads International is a leader in international cooperation and has been advancing equality for 60 years. Crossroads works in some of the world’s poorest nations in Africa, with local partner organizations to create decent jobs and to empower women to become leaders and live free from violence. Every year, we engage experienced volunteers and staff North and South who apply their expertise locally to address global issues. Together we are leveraging knowledge, expertise, and dollars to create a more just and equitable world.
Crossroads is a registered charity supported by Global Affairs Canada (GAC), other government and non-government funders, and many individual donors around the world.
Crossroads is committed to principles and values of access and equity. Candidates from diverse groups are encouraged to apply.
OUR VISION
ONE WORLD where poverty is eliminated, equality prevails, and the rights of women and girls are fulfilled.
HOW TO APPLY
If you are interested in joining a dynamic international development organization, please submit your résumé and cover letter in one document (Word or PDF) by 5pm on January 3rd, 2021 by e-mail to rh_hr@cintl.org. Applications must include “Travel and Administrative Coordinator – Your Name” in the subject line of the e-mail. All applications received after the deadline will not be considered.
Crossroads is an equal opportunity employer. Recruitment and selection procedures reflect this commitment. Crossroads is committed to diversity in the workforce and individuals from all minority groups are encouraged to apply. We thank all applicants in advance, however only those selected for an interview will be contacted.
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