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SACO - un(e) Adjoint(e) administrative et de projets


Date limite: 31 mars 2017 à 17h00
Offert par SACO-CESO
Types d’emploi: Emploi
Lieu de l’emploi: Au Québec

Responsabilités particulières

Réceptionniste
1. Filtrer les appels et les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements généraux et
diriger les autres demandes aux personnes appropriées en tenant à jour un système de suivi de la correspondance entrante et sortante, du service de messagerie et des paquets.
3. Appuyer la traduction ou transmettre et faire le suivi des demandes de traduction.
4. Gestion de l’occupation des bureaux, des réservations pour la salle de conférence, commande de repas, courrier/poste, etc.
5. Supporter l’envoi des courriers pour les différents services du bureau de Montréal (demande de visas, envoi des paquets aux conseillers volontaires, courriel pour le bureau de Toronto, trier le courrier et faire les achats de matériels reliés aux envois postaux.

Adjoint/e aux projets – Équipe d’intégration

1. Supporter la gestion dans l’intégration des nouveaux conseillers volontaires en s’occupant de l’ouverture des dossiers et en s’assurant des invitations avec le responsable du comité d’intégration (séances d’information, demandes de références, entrevues, entrée des informations recueillies dans un système de gestion de base de données).
2. Participer à la gestion/coordination de projets diverses. Exemple : ; organisation d’événement spécifique à SACO (Lunch du Club SACO, Assemblée générale).
3. Appuyer l’implantation de stratégies de recrutement pour augmenter le nombre de CV provenant de certains secteurs clés dans notre répertoire

Adjoint/e à la coordination
1. Supporter les coordonnatrices de programmes en s’occupant du suivi des dossiers et en s’assurant que les conseillers volontaires complètent tous les rapports post-affectation qui leurs sont demandés.
2. Faire le suivi des comptes de dépenses et des feuilles de temps non remis et traiter ces deux documents.
3. Mettre à jour les dossiers dans la base de données utilisée par l’organisation (QuickBase)
4. Supporter l’envoi des documents pour les départs des conseillers volontaires affectés à des missions internationales (commande de cartes d’affaire, préparation de lettres officielles, demande de visas, envoi des paquets aux conseillers volontaires, gestion des affectations Sud-Nord, etc.).
5. Participer à la gestion/coordination de projets diverses : coordination des affectations Sud-Nord avec les volontaires impliqués, etc.

Aptitudes et connaissances

1. Souci du détail
2. Bonne gestion du stress
3. Compétences avancées avec la suite Office, particulièrement Excel, Word et Outlook.
4. Aisance avec les calculs mathématiques afin de bien traiter les comptes de dépenses des conseillers volontaires.
5. Connaissance de la gestion de bureau et des procédures et pratiques de bureau.
6. Aisance avec les bases de données

Compétences et expérience

  • Connaissance du domaine de la coopération internationale
  • Expérience de coordination de projet
  • Expérience dans une organisation à but non lucratif.
  • Bilinguisme (français et anglais, niveaux avancés)
  • Environnement de travail

A. Environnement psychologique Le rythme de travail peut varier et des échéances serrées doivent être respectées. Les priorités de travail sont changeantes et parfois conflictuelles.

B. Environnement physique
Le travail s’effectue dans des bureaux.

Il s’agit d’un poste au salaire minimum et les candidats doivent être admissibles à la Subvention Salariale d’Emploi Québec.

Date limite d’application le 31 mars 2017
Les entrevues auront lieu dans la semaine du 10 avril.
Date de début de travail : Le plus tôt possible

Note :
Condition d’admission : Être admissible à la subvention salariale d’Emploi Québec (les candidats-es doivent s’informer auprès de leur Centre Local d’Emploi avant d’appliquer)

Les candidats intéressés DOIVENT envoyer leur CV ainsi qu’une lettre de motivation en ANGLAIS ET en FRANÇAIS. Nous ne considérons que les candidatures reçues dans les deux langues.

Envoyer un courriel à Jennifer Rovet, jrovet@ceso-saco.com. Inscrivez comme titre : ‘’VOTRE NOM - Application poste adjoint/e à la coordination’’

Veuillez consulter la description complète du poste dans le document ci-joint


Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

L’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI), est un regroupement de 65 organisations québécoise qui œuvrent, à l’étranger et au Québec, pour un développement durable et humain.

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