Emplois et volontariat

Responsable des affaires administratives

Offert par : Katalizo
Date limite : jeudi 25 juin 2026 à 23h59
Lieu de l'emploi : Montréal, Canada
Types d’emploi : Emploi
Mai 25

Katalizo est une organisation qui se donne comme objectif de catalyser des échanges d’idées et leur transformation en actions, en s’appuyant sur le potentiel créatif des communautés. 

DESCRIPTION DU POSTE 

SOMMAIRE DU POSTE 

Sous la responsabilité de la directrice générale, la personne responsable des affaires administratives a comme principale tâche de voir à la saine gestion financière de l’organisme en assumant l’ensemble des processus administratifs et une partie des processus comptables. La personne doit assister la direction et les chargé.e.s de projet dans l’exercice de leurs fonctions. Katalizo cherche une personne prête à relever des défis et qui présente de l’ouverture à l’apprentissage le cas échéant.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS 

  • Participer à l’élaboration du budget annuel global de l’organisation.
  • Appuyer les chargé.e.s de projet dans la préparation du volet financier des demandes de subventions (budgets des projets) et réviser les budgets avant de soumettre la demande.
  • Réviser les rapports SAGE trimestriels et annuels pour s’assurer qu’ils ne démontrent pas de situations anormales;
  • Effectuer le suivi du budget global de l’organisation en le comparant aux résultats réels trimestriels et alerter la direction au besoin.
  • Contribuer au suivi budgétaire de projets.
  • Gérer le processus de paie incluant:
    • préparation des contrats des différents employé.e.s de l’organisation selon les informations reçus de la direction générale;
    • préparation des paies aux deux semaines avec le système de traitement de la paie utilisé par l’organisation (incluant paiement via AccèsD);
    • production des déclarations de déductions à la source et remises trimestriellement;
    • production des T4, Relevés 1 et déclaration CNESST annuellement;
    • préparation des relevés d’emploi au besoin;
    • entreprendre les démarches pour changer de fournisseur de services de paie.
  • Produire la documentation requise en vertu des programmes gouvernementaux de subventions salariales.
  • Traiter les factures (ou autres documents de demandes de paiement) à payer et les transmettre à la personne responsable du paiement après s’être assuré de leur exactitude et qu’elles ont été dûment approuvées.
  • Fournir à la personne responsable de la comptabilité toute la documentation requise pour la tenue de livres incluant les postes comptables et projets auxquels les transactions doivent être imputées.
  • Vérifier les relevés bancaires et de cartes de crédit, recueillir les factures, s’assurer qu’elles sont dûment approuvées et les classer dans le dossier approprié.
  • Produire les déclarations/rapports pour répondre aux exigences gouvernementales ponctuelles, mensuelles, trimestrielles (dont TPS-TVQ et RAS) ou annuelles (dont CNESST).
  • Contribuer au volet financier des rapports de reddition de comptes exigés par les bailleurs de fonds.
  • Appuyer/Conseiller la Direction et le CA pour toute matière en lien avec la gestion financière et comptable.
  • Fournir à la trésorière toute l’information requise pour qu’elle puisse expliquer les résultats financiers au conseil d’administration.
  • Participer aux réunions d’équipe pour se tenir informé des activités/projets de l’organisation.
  • Gérer les petites caisses ou paiements perçus via des logiciels de paiements lors d’événements.
  • Collaborer au processus de vérification comptable s’il y a lieu (audit annuel).
  • Soutenir la direction générale pour tout autre type de besoin administratif.

PROFIL DES COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES 

Katalizo recherche une personne qui pourra développer une vision globale de la dimension administrative de l’organisation tout en assumant des tâches cléricales. Puisque cette personne occupera un poste clé dans l’organisation, un haut niveau d’engagement, d’éthique professionnelle et de collaboration sont attendus. 

Formation/ Expérience/ Certification 

  • Diplôme d’études collégiales ou universitaire en administration ou comptabilité;
  • Expérience minimale de deux (2) ans dans un rôle similaire
  • Expérience en gestion financière des OBNL un atout.

Connaissances 

  • Excellente connaissance technique de la comptabilité;
  • Connaissance de la gestion par projets;
  • Connaissance de la gestion administrative, financière et fiscale des OBNL;
  • Connaissance des outils de la suite Office en particulier de l’application Excel;
  • Connaissance de Google Drive et de tous les outils de la suite Google;
  • Connaissance des plateformes web gouvernementales
    • Québec : ClicSÉQUR, Revenu Québec pour TPS-TVQ, Retenues à la source, Registraire des entreprises du Québec, CNESST, etc.
    • Canada : Agence de revenu du Canada, Emploi et développement Canada pour les relevés d’emploi en ligne, Service en ligne des subventions et contributions (SELSC) du gouvernement du Canada, etc.
  • Connaissance du logiciel en nuage NUBIS pour la gestion de la paie un atout.
  • Connaissance de base du logiciel comptable SAGE en ligne un atout (la tenue de livres à l’aide de ce logiciel est effectuée par une personne externe).

Aptitudes requises 

  • Sens de l’organisation;
  • Autonomie, initiative et haut sens des responsabilités;
  • Souplesse et capacité d’adaptation;
  • Grande capacité à travailler en équipe;
  • Polyvalence et flexibilité;
  • Rigueur, souci de l’excellence et minutie;
  • Éthique professionnelle irréprochable;
  • Discrétion;
  • À l’aise dans un environnement de travail dynamique et rapide.

Autres 

La personne responsable des affaires administratives doit utiliser son ordinateur personnel pour effectuer ses tâches.

CONDITIONS DE TRAVAIL 

Rémunération : 27$ à 30 $ de l’heure (selon l’expérience)

Nombre d’heures : temps partiel (10-20h par semaine), heures variables selon les périodes, possibilité d’une banque d’heures

Date de début de l’emploi : Dès que possible

Lieu de travail : hybride, mais obligatoirement au moins 1 jour par semaine en présentiel au bureau (Mile-End,  Montréal)

Les personnes intéressées par le poste doivent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de  motivation au [email protected], [email protected] et [email protected]  avant le 30 mai 2026 à 23h59. On vous encourage à déposer votre candidature dès que possible, les entrevues se feront en continu et il se pourrait qu’on retienne une personne en cours de processus si on trouve le profil recherché. Seules les candidatures retenues seront convoquées en entrevue. SVP mentionner l’endroit où vous avez vu le présent appel de candidature.