Personne agente de suivi administratif et financier

Status

Poste temporaire à temps plein (35 heures/semaine).

Date de début

Dès que possible

Pour postuler

Faire parvenir un CV et une lettre de présentation à : [email protected]

Nous encourageons les membres des groupes d’équité en matière d’emploi à poser leur candidature.

Seules les personnes candidates ayant le droit de travailler au Canada seront considérées pour ce poste.

L’organisation

Développement et Paix – Caritas Canada est l’organisation officiel de solidarité internationale de l’Église catholique canadienne et l’une des principales organisations canadiennes de développement international. L’organisation appuie des partenaires locaux dans plusieurs pays du Sud. Grâce à un réseau de membres présents partout au Canada, Développement et Paix – Caritas Canada sensibilise la population canadienne aux causes de la pauvreté et de l’injustice dans le monde et la mobilise dans des actions de changement social.

Sommaire du poste

Sous la responsabilité de la personne directrice du Service et sous la coordination de la personne chargée du suivi administratif et budgétaire, la personne agente de suivi administratif et financier est responsable d’assurer le suivi administratif et le suivi financier des projets du Services des programmes internationaux et de fournir l’appui nécessaire à la bonne réalisation des activités du Service.

Pour cela, en collaboration avec la personne chargée de suivi administratif et budgétaire:

Elle assure la gestion administrative et financière des projets selon les procédures établies et les exigences spécifiques des bailleurs de fonds, en collaboration avec les personnes chargées de programme, l’unité d’appui (UDA) des services des programmes internationaux, ainsi que les organisations partenaires locales.
Elle veille aux respects de la conformité telle que définie par les procédures de DPCC ou celles négociées avec les bailleurs de fonds institutionnels.
Elle participe à l’organisation et l’archivage de l’information administrative et financière au sein du service.

Suivi des procédures administratives et financières, en coordination avec la personne chargée de suivi administratif et budgétaire

Mettre en œuvre les normes et procédures relatives à la gestion administrative et budgétaire du service.

Ouverture et suivi administratif de la programmation

Assure la coordination et la préparation des documents de projets sous sa responsabilité (protocole, modalité de paiement, formulaires de prévisions budgétaires, de demandes de fonds et de rapports financiers) en coordination avec la personne chargée d’administration et de suivi budgétaire et la personne chargée de programme, selon les procédures existantes.
Assure la préparation des paiements et des avis de paiements au partenaire local et fait le suivi des formulaires d’accusé de réception des fonds.

Suivi financier des projets

Effectue le suivi et l’analyse des budgets, des dépenses, des rapports financiers.
Assure le contrôle des fonds (entrées et sorties) en monnaie locale du partenaire ainsi qu’en dollars canadiens pour maintenir un control des balances (reliquats) et des taux de change selon les exigences du bailleur.
S’assure de la réception d’information provenant du logiciel comptable utilisé par le partenaire local (ex. grand livre, balance, fichier Excel, etc.).
Pour les projets bailleurs, prépare et consolide les rapports financiers des partenaires, des dépenses terrain et des frais de DPCC sur un seul document Excel en suivant des gabarits de rapportage financier du bailleur.

Respect de la conformité

Coordonne la centralisation des documents de reddition des comptes et l’enregistrement des pièces justificatives via un système d’archivage simple.
Assure la révision des pièces justificatives en s’assurant de l’admissibilité des dépenses et de leur codification appropriée, selon les procédures établies de DPCC.
Révise et adapte, en collaboration étroite avec le partenaire local, le manuel de gestion du partenaire local pour tenir compte, le cas échéant, des spécificités du bailleur de fonds et du projet.
Assure la conformité des processus d’appel d’offres et d’achats les plus importants avec les procédures et les politiques décrites.
Vérifie la conformité des contrats locaux de sous-traitance et coordonne les aspects administratifs relatifs à la mobilisation de ressources humaines ponctuelles au Canada.

Organisation de l’information et archivage

Suit les modalités de classement de l’information du SPI.
Participe à l’archivage des documents du SPI.

Les exigences

Scolarité

Diplôme d’études collégiales (DEC) en comptabilité, en finances, en administration ou l’équivalent
Baccalauréat en finances, en comptabilité ou en administration des affaires (un atout)

Langues

Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit

Logiciels utilisés

Maîtrise de la suite Microsoft Office 365, en particulier Excel (niveau intermédiaire-avancé ex : tableaux croisés, somme conditionnelle, Recherchev (Vlookup)
Connaissance d’un logiciel de base de données – Système de gestion de projets

Expérience

Trois ans d’expérience pertinente en suivi administratif et financier
Expérience de suivi administratif et financier et rapportage en coopération internationale avec des bailleurs des fonds gouvernementaux (un atout)

Connaissances particulières

Bonne connaissance des procédures et exigences financières et de conformité des principaux bailleurs de fonds (un atout)
Maîtrise de la gestion de budget et du suivi administratif et financier
Connaissance en comptabilité

Communications

Communication interne : Bonne capacité d’écoute et de communication interpersonnelle
Communication externe : Bonne communication

Bon facilitateur et vulgarisateur en termes de formation et renforcement de capacités locales

Qualités recherchées

Excellent sens de l’organisation, de la planification et des responsabilités
Méthodique, systématique, autonome et capacité de prise d’initiatives

Aptitudes pour le travail d’équipe
Excellente gestion des priorité et capacité de travailler sous pression
Disponibilité et flexibilité
Minutie et souci de la qualité du travail dans les délais prescrits
Débrouillardise