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Adjointe administrative ou adjoint administratif - remplacement de 6 mois


Date limite: 8 septembre 2019 à 23h30
Offert par Centre d’étude et de coopération internationale (CECI)
Types d’emploi: Emploi
Lieu de l’emploi: Au Québec

ADJOINTE ADMINISTRATIVE OU ADJOINT ADMINISTRATIF LOGISTIQUE

(Remplacement de 6 mois)

RÔLE
Sous l’autorité du ou de la Chargé-e de la gestion des contrats, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif est responsable d’assurer le suivi administratif et logistique en soutien au Programme et aux volontaires des projets bilatéraux.

RESPONSABILITÉS

Gestion des contrats
• Appuie le ou la Chargé-e de la gestion des contrats pour la production des contrats, les amendements aux contrats, l’impression des contrats, le suivi des signatures et l’activation des contrats ;
• À la demande du ou de la Chargé-e de la gestion des contrats, présente le module de formation sur les Politiques et Normes lors de la formation des volontaires ;
• À la demande du ou de la Chargé-e de la gestion des contrats, procède au suivi et aux demandes de paiements mensuels d’allocations pour les volontaires ;
• À la demande du ou de la Chargé-e de la gestion des contrats, procède au suivi et à la demande de paiement des factures d’assurances pour les volontaires ;
• Archive les dossiers des volontaires.

Système de gestion informatique
• Collabore à l’amélioration du système et rapporte les problèmes d’usage liés au système.

Logistique
• Assure le suivi administratif et logistique pré-départ des personnes volontaires incluant la constitution du dossier administratif, l’organisation des voyages (billets, visas, etc.), l’inscription aux assurances pour les volontaires Uniterra et tout autre volontaire dans un projet dont le suivi adminstratif et logistique est assuré par le programme Uniterra ;
• Assure la logistique des activités de formation (recherche de personnes animatrices pour le volet interculturel, déplacement des personnes volontaires, hébergement, repas, préparation des salle, équipement et matériel, outils remis aux volontaires et le suivi avec les ressources pays, les interprètes et les volontaires de retour) si nécessaire ;
• Accueille les personnes volontaires, les personnes animatrices du volet interculturel et demeure le point de contact pendant toute la durée de la formation si nécessaire ;
• Gère la facturation liée aux activités de formation si nécessaire.

Gestion administrative au sein de l’Unité des opérations
• Participe aux réunions d’équipes selon les besoins.

QUALIFICATIONS
• DEC en technique de bureautique ou une expérience jugée équivalente
• Expérience de deux (2) à trois (3) ans dans des fonctions administratives
• Expérience pertinente en coordination logistique et en rédaction de textes
• Connaissance du français parlé et écrit
• Anglais intermédaire,
• Connaissance de la suite Microsoft office.
• Expérience dans le secteur de la coopération internationale, un atout.
• Adhésion à l’approche d’égalité entre les femmes et les hommes et des valeurs associées à la coopération internationale
• Sens de l’organisation et esprit d’analyse
• Rigueur, souci du détail et capacité à gérer le temps et les priorités
• Capacité à travailler en équipe
• Aisance dans les communications interpersonnelles, les interactions multiculturelles et la gestion de l’information

CONDITIONS D’EMPLOI
Statut : Remplacement
Horaire : 4 jours par semaine (32 heures)
Durée du contrat : 6 mois, mais au plus tard jusqu’au 31 mars 2020
Lieu de travail : basé-e à Montréal
Salaire et avantages sociaux : Selon la convention collective en vigueur au CECI.

Pour postuler : Les candidates et candidats intéressés-es au poste doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae (CV) à jour d’ici le 8 septembre 2019, à l’adresse courriel servicerh@ceci.ca

Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s.


Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI)

L’Association québécoise des organismes de coopération internationale (AQOCI), est un regroupement de 64 organisations québécoises qui œuvrent, à l’étranger et au Québec, pour un développement durable et humain.

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