Personne agente de suivi administratif et financier

L’organisation :

Développement et Paix – Caritas Canada est l’organisme officiel de solidarité internationale de l’Église catholique canadienne et l’une des principales organisations canadiennes de développement international. L’organisation appuie des partenaires locaux dans plusieurs pays du Sud. Grâce à un réseau de membres présents partout au Canada, Développement et Paix – Caritas Canada sensibilise la population canadienne aux causes de la pauvreté et de l’injustice dans le monde et la mobilise dans des actions de changement social.

Développement et Paix – Caritas Canada s’engage à protéger les personnes contre toute forme d’exploitation et d’abus dans le cadre de ses activités. À cette fin, l’organisation s’est dotée de politiques de protection qui définissent les comportements attendus ainsi que les responsabilités de l’ensemble de son personnel. Nous appliquons des pratiques de recrutement sécuritaires, conformément à nos politiques en matière de protection.

Toute personne à qui un poste est offert au sein de Développement et Paix – Caritas Canada devra signer le Code de conduite, annexé à son contrat de travail, et s’engager à respecter les dispositions qui y sont énoncées. Toutes les personnes retenues devront également se soumettre aux vérifications d’antécédents appropriées.

Sommaire du poste :

Sous la responsabilité de la personne directrice du Service et sous la coordination de la personne chargée du suivi administratif et budgétaire, la personne agente de suivi administratif et financier est responsable d’assurer le suivi administratif et le suivi financier des projets du Services des programmes internationaux et de fournir l’appui nécessaire à la bonne réalisation des activités du Service.

Pour cela, en collaboration avec la personne chargée de suivi administratif et budgétaire:

• Elle assure la gestion administrative et financière des projets selon les procédures établies et les exigences spécifiques des bailleurs de fonds, en collaboration avec les personnes chargées de programme, l’unité d’appui (UDA) des services des programmes internationaux, ainsi que les organisations partenaires locales.
• Elle veille aux respects de la conformité telle que définie par les procédures de DPCC ou celles négociées avec les bailleurs de fonds institutionnels
• Elle participe à l’organisation et l’archivage de l’information administrative et financière au sein du service

Principales fonctions :

Suivi des procédures administratives et financières, en coordination avec la personne chargée de suivi administratif et budgétaire

• Mettre en oeuvre les normes et procédures relatives à la gestion administrative et budgétaire du service.

Ouverture et suivi administratif de la programmation

• Assure la coordination et la préparation des documents de projets sous sa responsabilité (protocole, modalité de paiement, formulaires de prévisions budgétaires, de demandes de fonds et de rapports financiers) en coordination avec la personne chargée d’administration et de suivi budgétaire et la personne chargée de programme, selon les procédures existantes
• Assure la préparation des paiements et des avis de paiements au partenaire local et fait le suivi des formulaires d’accusé de réception des fonds.

Suivi financier des projets

• Effectue le suivi et l’analyse des budgets, des dépenses, des rapports financiers
• Assure le contrôle des fonds (entrées et sorties) en monnaie locale du partenaire ainsi qu’en dollars canadiens pour maintenir un control des balances (reliquats) et des taux de change selon les exigences du bailleur.
• S’assure de la réception d’information provenant du logiciel comptable utilisé par le partenaire local (ex. grand livre, balance, fichier Excel, etc.).
• Pour les projets bailleurs, prépare et consolide les rapports financiers des partenaires, des dépenses terrain et des frais de DPCC sur un seul document Excel en suivant des gabarits de rapportage financier du bailleur.

Respect de la conformité

• Coordonne la centralisation des documents de reddition des comptes et l’enregistrement des pièces justificatives via un système d’archivage simple.
• Assure la révision des pièces justificatives en s’assurant de l’admissibilité des dépenses et de leur codification appropriée, selon les procédures établies de DPCC
• Révise et adapte, en collaboration étroite avec le partenaire local, le manuel de gestion du partenaire local pour tenir compte, le cas échéant, des spécificités du bailleur de fonds et du projet
• Assure la conformité des processus d’appel d’offres et d’achats les plus importants avec les procédures et les politiques décrites.
• Vérifie la conformité des contrats locaux de sous-traitance et coordonne les aspects administratifs relatifs à la mobilisation de ressources humaines ponctuelles au Canada.

Organisation de l’information et archivage

• Suit les modalités de classement de l’information du SPI
• Participe à l’archivage des documents du SPI

Les exigences :

Scolarité

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en comptabilité, finances, en administration ou l’équivalent
• Baccalauréat en finances, en comptabilité ou en administration des affaires (un atout)

Langues

• Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit

Logiciels utilisés

• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office 365, en particulier Excel (niveau intermédiaire-avancé ex : Tableaux croisés, somme conditionnelle, Recherchev (Vlookup)
• Connaissance d’un logiciel de base de données – Système de gestion de projets

Expérience

• Trois ans d’expérience pertinente en suivi administratif et financier
• Expérience de suivi administratif et financier et rapportage en coopération internationale avec des bailleurs des fonds gouvernementaux (un atout)

Connaissances particulières

• Bonne connaissance des procédures et exigences financières et de conformité des principaux bailleurs de fonds (un atout)
• Maîtrise de la gestion de budget et du suivi administratif et financier
• Connaissance en comptabilité

Communications

• Communication interne : Bonne capacité d’écoute et de communication interpersonnelle
• Communication externe : Bonne communication
• Bon facilitateur et vulgarisateur en termes de formation et renforcement de capacités locales

Qualités recherchées

• Excellent sens de l’organisation, de la planification et des responsabilités
• Méthodique, systématique, autonome et capacité de prise d’initiatives
• Aptitudes pour le travail d’équipe
• Excellente gestion des priorité et capacité de travailler sous pression
• Disponibilité et flexibilité
• Minutie et souci de la qualité du travail dans les délais prescrits
• Débrouillardise

Statut : Poste temporaire (période de 6 mois) à temps plein (35 heures/semaine)

Date de début : Dès que possible

Pour postuler :

Faire parvenir un CV et une lettre de présentation à : rh.hr@devp.org

Nous encourageons les membres des groupes d’équité en matière d’emploi à poser leur candidature.

Seules les personnes candidates ayant le droit de travailler au Canada seront considérées pour ce poste.